บทความ แนวคิด และกลยุทธ์การลงทุน
5 ตัวป่วนของ Working from Home
หลายองค์กรได้เริ่มทำงานอยู่บ้าน (Working from Home: WFH) มาสักระยะหนึ่งแล้ว และได้ค้นพบว่าการทำงานอยู่ที่บ้านนั้นไม่ได้เหมาะกับพนักงานทุกคน บางคนก็ชอบที่จะได้อิสระ ความยืดหยุ่น และมีความสะดวกสบายจากการทำงานอยู่ที่บ้าน แต่บางคนก็ตรงกันข้าม ต้องปรับตัวกับการทำงานที่ไม่ได้เจอตัวกัน หรือทำงานที่บ้านไม่สะดวกเพราะรอบล้อมไปด้วยเด็กๆ หรือคนในครอบครัว
จากข้อมูลการสำรวจของ Kincentric สำรวจคนไทย 7-12 มีนาคม 2563 สรุปได้ว่า
“2 ใน 3 ของพนักงานบอกว่าการทำงานที่บ้านเป็นไปอย่างยากลำบากมากขึ้นกว่าปกติ”
เพราะว่าการปรับตัวกับรูปแบบการทำงานแบบ Virtual สภาพแวดล้อมที่ไม่เหมือนเดิม และเทคโนโลยีที่อาจจะไม่คุ้นเคย ทำให้พนักงานมองว่าการทำงานอยู่บ้านเป็นอุปสรรคในการทำงานมากกว่าเดิม
ในการสนับสนุนให้พนักงานทำงาน Work from Home ได้อย่างดี มีประสิทธิภาพ อาจจะต้องย้อนกลับมาดูในอีกมุมว่า แต่ละคนมีอุปสรรคอย่างไรในการทำงานอยู่บ้าน และเมื่อจำเป็นในช่วงวิกฤต COVID-19 นี้ องค์กรจะแก้ปัญหาอย่างไร
นี่คือ 5 ประเภทของคนทำงาน ที่อาจจะเป็นอุปสรรคของการ Work from Home เพื่อให้พวกเขาก้าวข้ามข้อจำกัดไปได้ องค์กรต้องเข้าใจก่อนว่าเขาเป็นคนทำงานในประเภทใด
1) พนักงานผี (Always-Away)
กลุ่มที่หาตัวไม่ได้ เงียบตอบกลับช้าถึงช้ามาก
จากข้อมูลที่ Teamfocus ได้ไปรวบรวมข้อมูลสถิติมา สรุปออกเป็น 2 สาเหตุว่าทำไมพนักงานผีถึงไม่รู้ตัวว่าเป็นคนที่ไม่ตอบสนอง
42% ของคนทำงานที่บ้านรู้สึกว่าตราบใดที่เขาใช้โปรแกรมสื่อสารออนไลน์ นั่นคือเขาได้เชื่อมต่อกับคนในองค์กรแล้ว ทำให้เขาไม่ต้อง action หรือต้องทำอะไรอีก
86% ของพนักงานเมื่อได้ทำงานคนเดียว ทำให้เกิดประสิทธิภาพอย่างสูง เข้าสู่ภวังค์จนไม่สนใจอย่างอื่น
ดังนั้นกลุ่มคนประเภทนี้ ต้องสร้างกระบวนการที่เข้าถึงและได้คำตอบ อาจจะคุยกันบ่อยขึ้นทุกวัน หรือนำเทคโนโลยีในการ Track ตรวจสอบความคืบหน้าของงานได้ทันที เช่น Task Management หรือ Project Management
2) พนักงาน 24X7 (Always-on)
แข็งขันมากเป็นพิเศษ ทำงานไม่หยุดไม่หย่อน
23% ของคนทำงานอยู่บ้าน ยินดีที่จะทำงานยาวนานขึ้น มากกว่าเวลาทำงานปกติ
สิ่งที่องค์กรต้องทำคือ ป้องกันไม่ให้เกิด Burnout หรือเกิดภาวะเมื่อยล้าจนหมดไฟ ด้วยการกำหนดเวลาทำงานที่ชัดเจน ปรับแนวคิดการทำงานให้เป็น Work Smart ไม่ใช่เพียง Work Hard อย่างเดียว
และใช้ศาสตร์ของ CFR มาช่วย เช่น การ check-in ทำ 1:1 พูดคุย (Conversation) รับความคิดเห็น (Feedback) และที่สำคัญชื่นชมให้รางวัลต่อความทุ่มเท (Recognition)
3) พนักงานที่สมาธิหลุดง่าย
กลุ่มนี้ยังปรับตัวต่อสภาพแวดล้อมใหม่ไม่ทัน และอาจมีวินัยไม่เพียงพอ ทนต่อสิ่งเร้าไม่ได้
สภาพแวดล้อมที่บ้านของแต่ละคนอาจจะไม่สามารถปรับให้เป็นที่ทำงานได้ง่ายนัก เช่น มีเสียงดัง มีเด็ก สัตว์เลี้ยง หรือบางคนอาจไม่มีปัญหาสภาพภายนอก แต่เป็นปัญหาภายในเสียมากกว่า เช่น ไม่สามารถควบคุม หรือมีวินัยในการทำงานได้ ถูกสิ่งเร้ารบกวนได้ง่าย
31% ยอมรับว่ากิจกรรมออนไลน์ เช่น Social Media การช็อปปิ้ง หรือเล่นเกม ทำให้ประสิทธิภาพของงานลดลง
วิธีการแก้ปัญหาสำหรับกลุ่มนี้ คือการ “ปรับ” เพื่อไปหาจุดสมดุลที่เขาสามารถทำงานได้
- ปรับที่ตัวพนักงานเองก่อน โดยแนะนำให้มีการใช้ Timeblocking จัดตารางเวลา การทำงาน ประชุม หรือกิจกรรมอื่นๆ ที่ต้องทำให้ชัดในแต่ละวัน
- ปรับสภาพแวดล้อมให้เอื้อต่อการทำงานให้มากที่สุด เช่น มุมโต๊ะทำงานที่เป็นสัดส่วน องค์กรอาจจะต้องสนับสนุนให้มีอุปกรณ์ที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น จอที่ใหญ่ขึ้น ไมโครโฟนที่ชัดขึ้น
- ปรับอารมณ์ เช่น แต่งตัวเหมือนไปทำงาน หรือเปิดเพลงที่ช่วยให้เกิดสมาธิและสร้างประสิทธิภาพในการทำงานมาช่วย
- ถ้ายังไม่ได้ผล อาจจะใช้วิธีจับคู่กับพนักงานอีกคนเป็น Mentor เพื่อปรึกษาและเป็นตัวอย่าง
4) พนักงานที่ชอบกวนสมาธิคนอื่น
กลุ่มคนขี้เหงา เกิดอาการเฉา เมื่อไม่เจอใครนาน ต้องหาคนมาคุยด้วยตลอดเวลา
นอกจากไม่ได้งานแล้ว ยังทำให้คนอื่นเดือดร้อน
4% ของคนทำงานเสียเวลากับเรื่องไม่เกี่ยวกับงานเฉลี่ยประมาณถึงครึ่งวันเลยทีเดียว
45% พนักงานชี้ว่าเพื่อนร่วมงานที่พูดมาก มักเป็นต้นเหตุของความยุ่งเหยิงเสมอ (พนักงานกลุ่มนี้ยังเป็นต้นต่อของการเกิด “พนักงานผี” อีกด้วย)
สร้างกิจกรรมที่สร้างความผ่อนคลาย และเกิดปฏิสัมพันธ์ร่วมกันของพนักงาน (Employee Engagement) บ้าง เช่น สร้างห้องแชทเรื่องทั่วๆ ไปให้เฉพาะ แต่ต้องปิดเสียงเตือนได้ เพื่อไม่ให้รบกวนคนอื่น
หรือมีกิจกรรมให้พนักงานได้สังสรรค์ ทำกิจกรรมสนุกๆ ร่วมกันในเย็นวันศุกร์ผ่านออนไลน์ เพื่อยังคงให้เกิดความสัมพันธ์กัน แม้ว่าจะทำงานอยู่ที่บ้าน
5) พนักงานที่ไม่ยินดียินร้ายกับอะไร
บางคนจับต้นชนปลายไม่ถูก สภาพจิตใจหดหู่ จนทำให้กลุ่มนี้ไม่แยแสต่ออะไร และหมดไฟในการทำงาน
21% รู้สึกว่าการทำงานแบบ Work from Home ไม่ได้ช่วยให้เกิดผลงานและเติบโตในหน้าที่
พยายามสร้างปฏิสัมพันธ์ และคอยดูแลเป็นเพิเศษกับกลุ่มนี้ เช่น
- หากพนักงานสับสนไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหน ก็ต้องช่วยกำหนดเป้าหมายให้ชัด ทั้งระยะยาวและระยะสั้น การซอยเป้าหมายจะช่วยให้เขาบรรลุง่ายขึ้น และรู้สึกมีกำลังใจที่จะทำงานต่อๆ ไป
- การปรับทัศนคติให้เห็นถึงความสำคัญของการร่วมด้วยช่วยกันในภาวะยากลำบากเช่นนี้ การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องปกติของโลกยุคใหม่นี้ ปรับตัวเร็ว เพื่อให้อยู่รอด คือทางออก
- อย่าลืมเช็ค สุขภาพจิต (Mental Health) และสุขภาพกายของพนักงาน เรื่อง COVID-19 ก็เครียดแล้ว เรื่องงานยังต้องปรับตัวอย่างมาก บางบริษัทมีสวัสดิการให้ปรึกษาหมอทางออนไลน์ หลายโรงพยาบาลมีบริการแล้ว หรือจะใช้แอป OOCA ปรึกษาจิตแพทย์ และนักจิตวิทยาการปรึกษาออนไลน์ เพื่อคลายเครียดก็ได้
ถึงแม้ที่ Jitta เราจะคุ้นเคยกับการ Work from Home กันอยู่แล้ว แต่นี่เป็นครั้งแรกที่เราทุกคนต้องทำงานอยู่ที่บ้าน เราได้เรียนรู้และปรับตัวกันอย่างมากในช่วง 1 เดือนที่ผ่านมา
สิ่งที่ทำให้เราผ่านมาได้คือแนวคิด Employee First มีความเห็นอกเห็นใจ พร้อมรับฟังความคิดเห็นของคนในทีม และนำมาหาแนวทางแก้ไขกันไปเรื่อยๆ ค่ะ คงไม่มีอะไร Perfect ในโลกของ Crisis ณ เวลานี้
วิกฤตครั้งนี้ทำให้องค์กรเห็นภาพ New Normal ได้ชัดขึ้น และเป็นตัวกระตุ้นที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้เร็วขึ้น (Business Transformation) ทั้ง Business Model, Technology, Process และ People เพราะฉะนั้นการเคลื่อนไหวในช่วงนี้ก็คงไม่มีอะไรที่สมบูรณ์แบบไปเสียหมด ใช้วิธีของ Startup ที่ Build – Measure – Learn วนกันไปดีที่สุดค่ะ