บทความ แนวคิด และกลยุทธ์การลงทุน
รับมือ Covid-19 ด้วยการ Work from Home อย่างไรดี
ช่วงนี้ Covid-19 เริ่มรุนแรงมากขึ้น WHO ประกาศให้เป็นการระบาดใหญ่ หรือ Pandemic Phase แล้วค่ะ และประเทศไทยเรากำลังเข้าสู่ระยะที่ 3 คือเข้าสู่ช่วงที่มีการระบาดเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วและเป็นวงกว้าง จากคนไทยสู่คนไทยด้วยกันเอง ดังนั้นบริษัทหลายแห่งเริ่มคิดที่จะให้พนักงานทำงานอยู่บ้านแทน เพื่อป้องกันความเสี่ยงที่จะติดเชื้อไวรัส
การยอมให้พนักงานทำงานอยู่ที่บ้าน จะคุ้มมากกว่าให้พนักงานมีความเสี่ยงและหากติดเชื้อแล้วกระจายสู่เพื่อนร่วมงาน อาจจะเสียหายมากกว่า เพราะอาจทำให้ธุรกิจหยุดชะงักทั้งหมดเลยก็ได้
การทำงานอยู่บ้านหรือ Work from Home (WFH) ก็จะช่วยให้องค์กรยังทำงานได้อย่างต่อเนื่อง ปกติแล้วบริษัทพวก Tech หรือ Freelance จะมีการทำงาน WFH กันเป็นเรื่องปกติอยู่แล้ว ด้วยประสบการณ์การทำงาน WFH จาก Google และนำมาใช้กับสตาร์ตอัปของตัวเอง (Jitta และ Jitta Wealth) ก็เลยทำแนวทางไว้ให้หลายคนมีไอเดียในการทำงานแบบ WFH กันดูนะคะ
แนวทางปฏิบัติการทำงานจากที่บ้าน ( Work from Home) ในช่วงการระบาดของ Covid-19
1. Eligibility: กำหนดว่าใครบ้างที่ WFH ได้
ถ้าพนักงานเข้าข่ายตามนี้ เหมาะกับทำงานแบบ WFH
1.1 งานที่พนักงานทำอยู่สามารถทำให้สำเร็จจากที่ไหนก็ได้
1.2 สามารถสื่อสารจากโทรศัพท์ แชท ประชุมออนไลน์โดยไม่ต้องเจอกันได้
1.3 การทำงานร่วมกันของพนักงานสามารถทำผ่านออนไลน์แบบไม่ต้องเจอตัวกันได้
1.4 พนักงานใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ทำงานและใช้งานผ่านซอฟแวร์หรือโปรแกรมออนไลน์ได้
1.5 ไม่ต้องทำงานอยู่ในสภาพแวดล้อมเฉพาะ เช่น Lab หรือห้องอัดเสียง
1.6 ไม่ต้องเจอกับลูกค้าหรือคู่ค้า สามารถติดต่อสื่อสารผ่านออนไลน์แทนในช่วงนี้ได้
ส่วนใหญ่กลุ่มงาน Operation-based ที่ต้องปฏิบัติงานในสถานที่จริง เช่น ฝ่ายผลิต หรือต้อง Show up เช่น เจอลูกค้าหน้าร้าน รวมถึงส่วนหัวหน้างานหรือผู้บริหารของ Operation Unit ที่ถึงแม้ว่าไม่ต้องปฏิบัติงาน เพียงแค่คุมหรือบริหารงานก็อาจจะทำ WFH ไม่ได้ บริษัทอาจต้องมีมาตรการอื่นแทน เช่น การป้องกันความเสี่ยงจากการติดเชื้อโรค ใช้เจลแอลกอฮอล์ หรือหน้ากากอนามัย ในการเดินทาง
2. Availability: กำหนดว่าต้องทำงานตอนไหนบ้าง
ใน Policy ควรกำหนดว่าถ้า WFH ต้องทำงาน เวลาไหนบ้างให้ชัดเจน เช่น ตามเวลาออฟฟิศปกติ 09:00-17:00 น. หรือให้พนักงานกำหนดเองก็ได้ ปกติที่บริษัท Jitta จะให้พนักงานที่ต้องคุยกับลูกค้าทำงานเวลาปกติ เช่น Sales และ Customer Services แต่ส่วนของ Engineer เขาจะกำหนดเวลาทำงานกันเอง
ถ้าบริษัทมองว่าไม่ควรให้กำหนดเอง ต้องชัดเจนว่าทำกี่โมงถึงกี่โมง ก็ต้องให้ทุกคน Online ทำงานตามนั้นค่ะ วิธีที่จะทำให้ทำงานตามเวลาได้ ให้ทำ Morning Meeting เลยค่ะ เช่น นัดทำ Meeting ผ่าน Conference Call เวลา 09:00 น. เหมือนมารายงานตัว และคุยกันว่าแต่ละคนจะทำอะไรในวันนี้ ก่อนจะแยกย้ายไปทำงาน และบางบริษัทอาจจะนัดตอนเลิกงาน 17:00 น อีกที เพื่อสรุปงานก็ได้ค่ะ การนัดทำประชุมจึงเหมาะกับการติดตามอย่างใกล้ชิด และเพื่อไม่ให้การสื่อสารขาดช่วงไป
วิธีนี้ยังขจัดปัญหา ที่บริษัทกลัวว่าปล่อยพนักงานทำงานเองอาจจะไม่มีประสิทธิภาพ เพราะเขาอาจจะควบคุมตัวเองไม่อยู่ ไม่มีวินัยหรือความรับผิดชอบเพียงพอ การจัดการเวลาไม่ดีพอ อาจจะเถลไถลไปดู Netflix หรือ Series เกาหลีทั้งวันแทน
แต่การจี้งานมากเกินไปอาจจะทำให้พนักงานอึดอัด ดังนั้นองค์กรต้องดูความเหมาะสม และให้เริ่มต้นจากความเชื่อมั่น (Trust) ซึ่งกันและกัน และกระตุ้นให้ทุกคนเข้าใจและตั้งใจทำงานในสถานการณ์เช่นนี้
3. Responsiveness: กำหนดขอบเขตความรับผิดชอบและสื่อสารให้ชัดเจน
จะใกล้เคียงกับข้อ 2 แต่จะเน้นในระดับการปฏิบัติงานเลย เช่น กำหนด response time ว่าต้องตอบอีเมลหรือแชทภายในเมื่อไหร่ หรือหากมีเรื่องเร่งด่วนก็ต้องตอบรับทำงานได้โดยทันที
โดยปกติแล้วการทำงานแบบ remote มักมีปัญหาเรื่อง Productivity เพราะเราไม่ได้คุยกันต่อหน้า การแชทหรืออีเมลจะมีช่วงระยะเวลาในการตอบกันไปมา จึงต้องตั้งกฏเรื่องการตอบกลับไว้ด้วย หรือถ้าเร่งด่วนก็โทรหากันเลย หรือถ้าตัดสินใจไม่ได้ก็ให้ Call Meeting ผ่าน Video Conference จะดีกว่า
ตอนทำงานอยู่ Google เราชอบแชทกันมาก แต่แชทส่งไปส่งมามันเสียเวลามาก และอาจทำให้เข้าใจคลาดเคลื่อน เขาก็เลยมีแนวทางว่าแชตกันเกิน 15 นาทีแล้วยังไม่ได้ข้อสรุป ก็ให้ Video-call กันเลย
การสื่อสารสำคัญมากในการทำงานแบบ Remote ดังนั้นต้องให้ชัดวัตถุประสงค์ อย่างไร ใครทำ และเมื่อไหร่ Deadline ต้องชัดและเคลียร์ คำย่อเหล่านี้ต้องมา ASAP EOD EOW EOM หรือกลัวงงก็กำหนดวันเวลาในการส่งงานให้ชัดเจนค่ะ
4. Performance & Management: การวัดผลและการบริหารจัดการ
Business Goal: เป้าหมายของไตรมาสหรือปีนี้อาจจะต้องปรับเปลี่ยนเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ ดังนั้นการใช้ OKRs ที่มีความยืดหยุ่นสูง ปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา ก็จะช่วยได้มากกว่าการใช้ KPI
อยากรู้จัก OKRs มากขึ้น อ่านได้จากบทความนี้ค่ะ
การทำงาน WFH ให้เน้นแบบ Outcomes-based เป็นสำคัญ เพราะว่าวิธีการอาจจะต้องปรับเปลี่ยน เนื่องจากรูปแบบการทำงานไม่เหมือนเดิม หลายองค์กรอาจจะต้องปรับเป้าหมาย สร้างผลลัพธ์ด้วยโซลูชั่นหรือวิธีการใหม่ๆ ในสถานการณ์แบบนี้ การสนับสนุนให้พนักงานมี Mindset ที่เปิดรับ กล้าคิดกล้าทำอะไรใหม่ๆ ก็จำเป็นมากขึ้น
WFH จะทำให้การบริหารจัดการพนักงานยากขึ้น ดังนั้นผู้บริหารต้องกำหนดให้การทำงานแบบ VERY Collaborative และ OVER Communicative Culture และผู้บริหารต้องเคลียร์ Communication และ Expectation เพราะเราจะสังเกตไม่ได้ว่าทีมงานเข้าใจหรือไม่เข้าใจ ดังนั้นจึงควรมีการทำ Regularly check-in ด้วย เช่น การทำ 1-1 ผ่าน Video Conference ทุกสัปดาห์ เพื่อพูดคุยถึงความคืบหน้าของงาน และปัญหาที่ต้องแก้ไขด้วยกัน รวมถึงรับ Feedback จากทีมงาน และที่สำคัญอย่าลืมให้กำลังใจ หรือให้รางวัลด้วยนะคะ ช่วงนี้ประกาศผ่าน Slack ก็ได้ค่ะ
5. Compensation and benefits: ค่าตอบแทนต่างๆ
ปกติแล้ว WFH จะไม่ได้กระทบถึงเงินเดือน ยกเว้นว่าเนื้องานเปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิงก็ต้องมีการตกลงกันใหม่ หรือประโยชน์ที่พนักงานอาจจะได้ลดน้อยลง เช่น ไม่ได้อาหารกลางวัน หรืองดไป fitness ในช่วงนี้ บริษัทอาจจะพิจารณาว่าจะชดเชยอย่างไรในช่วงระยะเวลาสั้นๆ แบบนี้
ในส่วนของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในช่วงทำงาน WFH ให้บริษัทกำหนดว่าจะมีค่าสนับสนุนอย่างไร เช่น ค่าไฟ ค่าอินเตอร์เน็ต และค่าโทรศัพท์
6. Equipment อุปกรณ์และโปรแกรมต่างๆ
WFH จะได้ผลเป็นอย่างดีมากถ้าคุณมีเทคโนโลยีมาช่วย ครั้งนี้อาจจะเป็นจุดเริ่มต้นที่องค์กรเราต้องใช้ Tech มาทำงานอย่างเต็มที่ หรือหากใครเตรียมไม่ทัน ก็ไม่ต้องกังวล ลุยแบบบ้านๆ ไปก่อนแล้วค่อยขยับขยายเพิ่มโปรแกรมใช้งานกันไป
ก่อนที่จะใช้โปรแกรมต่างๆ ต้องให้แน่ใจด้วยว่า infrastructure ของที่บ้านพนักงานมีความพร้อม อินเตอร์เน็ตมีความเร็วที่ใช้งานได้แบบไม่สะดุด โดยเฉพาะการทำ Video-Conference จำเป็นต้องแรงและเสถียร แบบ Super Hi-Speed Fibre เลยยิ่งดี แต่ถ้า Fibre ไปไม่ถึงบ้าน ก็ใช้ ADSL ไปก่อน ก็ซึ่งไม่น่าจะเป็นเรื่องยากแล้วในยุคนี้ ทั้ง AIS Fibre True Online หรือ 3BB Fiber TOT Fiber 2U และ C Internet by CAT มีโปรโมชั่นเน็ตบ้านความเร็วสูงให้เลือกมากมายด้วยราคาที่ยังจ่ายไหว
หลังจากนั้นก็มาดูกันว่าจะใช้โปรแกรมที่ทำงานผ่านออนไลน์ บน Cloud อะไรบ้าง โดยแบ่งคร่าวๆ ดังนี้
6.1 Office Management
มีหลายค่ายให้ใช้ เลือกตามถนัดได้เลย ส่วนใหญ่แล้วจะมีโปรแกรมทำงานในออฟฟิศที่จำเป็นมาแบบเป็น Package เช่น
- Email ขององค์กร เอาไว้สื่อสารกับคนภายนอก และการส่งข้อมูลที่สำคัญๆ
- งานเอกสารทั้งหลาย Doc, Spreadsheet, presentation ลดการใช้กระดาษ ทำเสร็จแชร์หรือส่งงานได้เลย ผู้จัดการก็เข้ามาตรวจ comments ได้จากเอกสารเดียวกันนี้ จบครบกระบวนการ
- Conference Call และ Chat Program ที่เดี๋ยวนี้ฟีเจอร์การใช้งานพร้อม คุณภาพดี รองรับทั้งภาพ แสดง เสียง บางโปรแกรมอัดบันทึกการประชุมไว้ดูอีกได้ด้วย เผื่อคนไม่ได้เข้าประชุมมาติดตามทีหลัง
- Calendar การนัดหมายประชุม บางโปรแกรมให้เลือกว่าจะประชุมแบบ Video-Conference ไหม ถ้าเลือกก็จะมีสร้างลิงก์หรือรหัสห้องประชุมให้เรียบร้อย
- Storage/Share file พวกนี้จะมีระบบการเก็บเอกสารให้ด้วย และจำกัดการเข้าถึงแค่คนภายใน ด้วยอีเมลขององค์กรเท่านั้น จะดีกว่าให้พนักงานไปใช้ระบบข้างนอก เช่น WeTrasnsfer หรือ Line, FB Messenger ที่ไม่เป็นระบบ
ทำงานออนไลน์จำเป็นมากๆ หากจะ WFH เพราะสามารถแชร์เอกสาร ทำงานด้วยกันได้ผ่านออนไลน์ เพราะอยู่บน Cloud-based จึงทำให้ WFH ทำได้ง่ายขึ้น และยิ่งตอนนี้บางค่ายมีโครงการสนับสนุนช่วง Covid-19 ด้วยค่ะ
Micrsoft 365 โปรแกรมออฟฟิศ Cloud based ที่ทำจากที่ไหนก็ได้ มี Microsoft Teams ที่สามารถแชท video conference แชร์หน้าจอ และแชร์เอกสาร สร้างตารางนัดหมายได้ง่ายๆ
ข่าวดี ไมโครซอฟท์ได้ประกาศให้ความช่วยเหลือ ใช้ O365 E1 ฟรี 6 เดือน โดยติดต่อไมโครซอฟท์ ได้ที่ https://aka.ms/contactmsftth
ชมวีดีโอสั้นสอนใช้งาน Microsoft Teams
G Suite อีกโปรแกรมยอดฮิตที่คนนิยมใช้ เพราะราคาไม่แพงเริ่มต้น $5 ต่อเดือนได้ Unlimited Storage และ scale ได้ง่าย ช่วง Covid-19 บริษัท Google ก็ประกาศเพิ่มฟีเจอร์ Video-Conference ที่ชื่อ Hangouts Meet เข้าไปใน G Suite เพื่อให้การทำงาน WFH มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยประชุมพร้อมกันได้มากถึง 250 คน และบันทึกไว้ใน Google Drive ได้ โปรโมชั่นนี้ใช้ได้ถึง วันที่ 1 กรกฏาคม
นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมคล้ายกันแบบนี้ของค่ายอื่น เช่น Facebook Workplace
หมายเหตุ หลายที่บอกว่างานบางอย่างต้องเป็นเอกสาร เช่น หนังสือที่ผู้บริหารต้องเซ็น ก็แนะนำให้ส่งเอกสารโดยใช้บริการรับส่งเอกสารดีกว่าค่ะ เช่น Grab Express Line, Line Messenger และ Skootar
6.2 Video Chat/ Conference
หากไม่ได้ใช้โปรแกรม Office Management ก่อนหน้านี้ ที่มาพร้อมกับโปรแกรม Video Conference เช่น Microsoft Team หรือ Hangouts Meet ก็ต้องหาโปรแกรมใช้ต่างหากเอง มีหลายค่ายมาก ขอแนะนำ 2 โปรแกรมนี้ก่อนค่ะ เพราะคนใช้ค่อนข้างเยอะ
Zoom Meetings
น้องใหม่มาแรง ใช้ทั้ง Mobile และ Desktop ถ้าระบบ Enterprises สามารถเข้าประชุมได้ทีเป็น 1,000 คน และโชว์ได้ถึง 49 screens บันทึกการประชุมไว้บนระบบ Cloud ได้ เก็บไว้ได้นานเป็น 10 ปี โอ้ว! เวลาประชุมก็สามารถแชร์ screen หรือ slides ได้ แชทคุยกันขณะทำ video-conference ได้
Zoom มี 2 เวอร์ชั่น แบบฟรี ทำได้ 100 คนในเวลา 40 นาที แต่ถ้าจ่ายเงิน $14.99 ก็จะได้ฟีเจอร์สำหรับการบริหารจัดการเพิ่มอีก
Cisco Webex
เจ้านี้เก่าแก่แต่ดี ใช้เป็นเวอร์ชั่นฟรีได้ แต่ได้แค่ 3 คน https://www.webex.com/ แต่ถ้าต้องคุยกัน 50 คน ในเวลา 40 นาที ด้วย HD video, Screen sharing และบันทึกได้ ต้องจ่ายเงิน ประมาณ $13.50/host/month
หลายคนบอกว่าถ้าไม่มี Video Conference เพราะกลัวพนักงานจะกังวลว่าใช้อย่างไร ก็แนะนำใช้ Teleconference คือรวมสายคุยจากโทรศัพท์ก็ได้ค่ะ เพราะเป้าหมายหลักคือการได้คุยกันในทีม ดังนั้นเครื่องมืออะไรก็ได้ ถ้าเราสามารถประชุมกันได้ค่ะ แค่โทรศัพท์ไม่เห็นหน้าทำให้อารมณ์การคุยขาดอรรถรสไปหน่อย
6.3 Communication Tools
เครื่องมือสื่อสารในองค์กรที่สามารถทำได้แบบ Real-time เลย เช่น โปรแกรมแชท หรือโทรผ่านออนไลน์ ซึ่งส่วนใหญ่เราจะใช้ Line ในการทำงานร่วมกัน แต่ในความเป็นจริง Line ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อทำงานในองค์กรค่ะ ตัวที่ช่วยแล้วได้ผลจริงๆ ก็เช่น
Slack
แอปพลิเคชั่นที่ใช้ในการสื่อสารภายในองค์กรที่มีรูปแบบการใช้งานที่สามารถพูดคุยกัน ส่งภาพถ่าย ไฟล์เอกสาร วีดีโอ ลิงก์ โค้ด โดยสามารถใช้แทน Email, Chat ฯลฯ คล้ายๆ เราใช้ Social Media ที่เราสามารถสร้างห้อง หรือ Channel เพื่อแยกทีมออกตามงานได้
การส่งแชร์ไฟล์ทำได้ดีมาก เพราะส่งไฟล์ได้ทุกประเภท และที่สำคัญค้นหาไฟล์หรือข้อความแชทได้ง่ายกว่า และไฟล์ต่างๆ เก็บได้ตลอดไม่มีวันหมดอายุ Slack ไม่ต้องใช้เบอร์โทรในการใช้งาน ทำให้ไม่ยุ่งยากเวลาเปลี่ยนเครื่องที่ใช้งาน หรือจะใช้กี่เครื่องก็ได้ สมาชิกที่เข้ามาใหม่ สามารถเข้าไปอ่านแชทเก่าๆ และเปิดดูไฟล์เก่าๆ ก่อนหน้าจะเข้ามาร่วมได้ด้วย และสามารถเชื่อม Slack กับบริการด้านการทำงานอื่นๆ ได้ เช่น Dropbox และ Google Drive
ราคา Slack พอคุยกันได้ เริ่มต้นถ้าทีมเล็กๆ ฟรี ถ้าแบบ SME ก็ $6.67/month
มีหลายคนบอกว่าอารมณ์เร่งด่วนนี้จะให้ทุกคนทิ้งห่างจาก Line มาหัดใช้โปรแกรมอื่น มันไม่ง่าย ต้องใช้เวลา เพราะทุกคนถนัดกับ Line ไปแล้ว ก็ขอให้เลือกใช้ FB Messenger แทนดีกว่าค่ะ ระบบดีกว่า ส่งรูปและเอกสารได้ดีกว่า เพราะเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ตลอดเวลา และเวลาเปลี่ยนเครื่องแชทไม่หลุดหล่นหาย
6.4 Project Management
ซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้เราบริหารจัดการ Project ให้เสร็จได้ตามแผน ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะมีฟีเจอร์หลักๆ พวก Task Management, Time Tracking, Document Management, Issue Management มาด้วย ปัจจุบันมีหลายโปรแกรมมากที่เขานิยมใช้กันอยู่ เช่น Monday Asana Trello และ JIRA
ซึ่งแต่ละโปรแกรมก็จะเน้นการใช้งานต่างกันไป อันดับแรกต้องมาดูก่อนว่าองค์กรเราต้องการฟีเจอร์แบบไหนมากที่สุด และโปรแกรมนั้นทำงานได้สอดคล้องกับที่เราต้องการหรือไม่ ราคาถูกแพงแค่ไหน แล้วค่อยเลือกค่ะ เช่น ที่ Jitta เมื่อก่อนใช้ Asana แต่เพราะเราอยากได้แบบมี Report เยอะๆ และปรับแต่งได้ตามใจ เพราะเรามี developer ที่คอยพัฒนาอยู่แล้ว ก็เลยย้ายมาใช้ JIRA
มีคนทำรีวิวและเปรียบเทียบไว้ที่นี่
หรือถ้าจะแนวง่ายๆ ลูกทุ่งๆ ไปก่อนพวก Excel หรือ Spreadsheet เอามาทำ thing to do หรือ completed tasks กันไปก่อนก็ได้ค่ะ
7. Securities: ความปลอดภัย
สำคัญมากๆ คือเรื่องความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล เนื่องจาก WFH ไม่ได้ทำงานบนเครือข่ายของบริษัท การมีระบบรักษาความปลอดภัยก็อาจจะน้อยกว่าแน่นอน บริษัทต้องมี Policy ดังนี้
7.1 Public WI-FI
เรื่องความปลอดภัยในการเข้ารหัสผ่าน (Password) และการเข้าถึงข้อมูลสำคัญมากๆ (Password) โดยปกติแล้วจะไม่อยากให้ใช้ Public WiFi เพราะอาจไม่ปลอดภัย และควบคุมได้อยาก ดังนั้นให้สนับสนุนใช้ Internet จาก Wi-Fi Hotspot มือถือของแต่ละคนจะดีกว่า
แต่จริงๆ แล้วก็ไม่ควรไปนั่งทำงานในร้านกาแฟในช่วงนี้ด้วย เพราะถ้า WFH จาก COVID-19 ก็ควรจะอยู่บ้านมากกว่า ไปร้านกาแฟก็อาจจะมีความเสี่ยงในการติดเชื้อได้
7.2 ความปลอดภัย 2 ชั้น
เข้าใช้โปรแกรมต่างๆ ของบริษัทควรเป็น Two-Factor Authentication (2FA) ซึ่งใครใช้โปรแกรมพวก G Suite อยู่แล้วก็จะมี 2FA มาด้วย หรือ Office 365 ก็จะ advance ทำเป็น Multiple Factor Authentication ได้ด้วย พวกโปรแกรมเหล่านี้จะมีตัวจับการใช้งานที่ผิดปกติให้ด้วยค่ะ เช่น มีคนเข้าบัญชีด้วยเครื่องที่แปลกไปจากปกติ ก็จะแจ้งเตือน และมี built-in spam, malware detection, ตรวจจนจับ virus ทุกประเภท (ยกเว้น Corona Virus!)
7.3 เข้าระบบด้วย VPN
เฉพาะ Admin ที่ต้องเข้าไปดูแลระบบที่ต้องการความปลอดภัยสูง เช่น ระบบบน cloud ที่มีการ log ด้วย IP address และเข้าด้วย VPN เท่านั้น
8. Tech Support: ฝ่ายช่วยเหลือด้าน IT
เมื่อการทำงานอยู่บ้านจะต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยค่อนข้างเยอะ ดังนั้นคอมพิวเตอร์ของพนักงานและโปรแกรมต่างๆ ก็ต้องสามารถใช้งานได้อย่างราบรื่น แต่ถ้าติดขัดขึ้นมาต้องมี Help Desk หรือ Tech Support ที่สามารถช่วยเหลือได้ทันที โดยเบื้องต้นสามารถโทรคุยกันเพื่อให้คำแนะนำในการแก้ไขด้วยตัวของพนักงานเองที่บ้าน หากทำไม่ได้ก็ต้องทำการ Remote ให้ Help Desk เข้าไปช่วยแก้ไขที่เครื่องของพนักงานได้ เพื่อไม่ให้การทำงานสะดุด ดังนั้น Help Desk จะต้องมีการเตรียมพร้อมในการ support ในลักษณะนี้ด้วย
9. Data Confidentiality: ข้อมูลที่เป็นความลับ
ถ้าอยู่ในออฟฟิศก็จะควบคุมได้ง่ายกว่า แต่ WFH ก็ต้องย้ำชัดว่าถ้าเป็นข้อมูลความลับของบริษัท หรือลูกค้า พนักงานต้องคอยระมัดระวังอย่างมาก เช่น ไม่โทรศัพท์คุยกับลูกค้าในสถานที่ที่มีคนแปลกหน้า
10. Physical Environment: สภาพแวดล้อม
หากพนักงานไม่ได้มีห้องทำงานเป็นสัดส่วน ก็ต้องมีกำหนดให้พนักงานเป็นแนวทาง เช่น เวลาคุยประชุมหรือคุยกับทีมงานหรือกับลูกค้าก็ต้องอยู่ในสถานที่เงียบๆ ไม่มีเสียงรบกวน หรือหากเป็นการประชุมสำคัญอาจจะต้องล็อกห้องสักหน่อย เพื่อป้องกันผู้ไม่เกี่ยวข้อง
11. Rehearsal & Learning: ซ้อมและปรับปรุง
เมื่อแนวทางปฏิบัติเสร็จแล้ว ควรซ้อมกันก่อนนะคะ สำหรับบริษัทที่ไม่เคยทำ WFH เลย เพราะจะได้รู้ว่ามีความติดขัดเรื่องใด เช่น การทำ Video Conference ถ้าไม่ค่อยได้ทำกันก็จะติดขัดเสมอ เสียงมาภาพไม่มา เสียงหายไม่ได้ยิน พอมีปัญหาไม่รู้ว่าจะกดปุ่มไหน เพราะไม่มีใครช่วยบอก ซึ่งข้อขัดข้องเหล่านี้จะได้แก้ไขหรือเรียนรู้ ก่อนที่จะประกาศและนำไปใช้กับพนักงานจำนวนมากหรือทั้งองค์กร
แม้เราจะทำ WFH กันแต่เราก็สามารถสร้าง Engagement กับพนักงาน หรือสร้างความผ่อนคลายในสถานการณ์ตึงเครียดขณะนี้กับพนักงานได้นะคะ เช่น หลังเลิกงานก็อาจจะชวนพนักงานปาร์ตี้ผ่าน Zoom หรือเล่นเกมแบบทีมออนไลน์ด้วยกันก็ได้ค่ะ
อีกข้อแนะนำคือบริษัทควรทำ Business Continuity Planning (BCP) for COVID-19 ไว้ด้วยนะคะ มีไอเดียของ BCP Check-list สำหรับ Covid-19 ที่นี่ค่ะ
การทำงานแบบ WFH ไม่ได้แทนการทำงานที่ออฟฟิศได้ทั้งหมดหรอกค่ะ แต่ในสถานการณ์เช่นนี้ WFH ก็เป็นทางเลือกที่จะทำให้เราดำเนินธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง และปลอดภัยกับชีวิตของพนักงานเองด้วย ดังนั้นทุกคนในองค์กรก็จำเป็นต้องให้ความร่วมมือและร่วมฝันฝ่าอุปสรรคนี้ไปด้วยกันให้ได้ค่ะ #รกสรมตกม ร่วมกันสู้เราไม่ตายกันหมดค่ะ